Selamat datang di pelatihan Protokoler & Executive Support. Dalam dunia profesional yang semakin dinamis dan penuh tantangan, keberhasilan sebuah acara atau kegiatan sering kali ditentukan oleh seberapa baik protokol dijalankan. Tidak hanya menjadi pelengkap, fungsi protokol kini menjelma sebagai garda terdepan dalam menciptakan kesan positif, menjaga citra institusi, serta memastikan semua unsur acara berjalan tertib, terstruktur, dan elegan. Oleh karena itu, kemampuan dalam menangani tugas-tugas keprotokolan dan memberikan dukungan eksekutif secara profesional menjadi keterampilan yang wajib dimiliki oleh para staf pendukung, sekretaris, personal assistant, maupun profesional di bidang hubungan kelembagaan.
Pelatihan Protokoler & Executive Support ini termasuk dalam materi pelatihan Kehumasan & Public Relation, yang dirancang khusus untuk menjawab kebutuhan tersebut. Dengan pendekatan yang aplikatif dan berbasis praktik, pelatihan ini akan membekali peserta dengan pemahaman menyeluruh mengenai konsep dasar keprotokolan, tata krama bisnis, hingga teknik perencanaan dan pengelolaan acara resmi maupun non-resmi. Peserta juga akan diajak mengenal berbagai jenis acara yang umum diselenggarakan dalam konteks korporasi atau pemerintahan, serta bagaimana menyusun susunan acara yang efektif dan profesional.
Tidak hanya itu, pelatihan ini juga mengulas aspek strategis seperti pengaturan tempat duduk tamu VIP, tata busana, koordinasi dengan MC, dan manajemen tim pembantu dalam acara. Termasuk pula strategi menghadapi kendala teknis maupun non-teknis yang kerap muncul di lapangan. Di akhir pelatihan, peserta akan berkesempatan melakukan praktik langsung menjadi protokol dalam berbagai simulasi acara, termasuk acara yang melibatkan pejabat tinggi negara, CEO, mitra kerja strategis, hingga tamu dari luar negeri.
Dengan mengikuti pelatihan ini, peserta akan siap menjadi profesional yang mampu menjalankan peran sebagai representative figure yang tangguh, cermat, dan sigap dalam setiap acara penting organisasi.
APA YANG AKAN ANDA PELAJARI?
- Konsep dasar dan ruang lingkup tugas kegiatan protokol.
- Mengenal berbagai jenis acara dan upacara yang ada di perusahaan dan memahami perbedaannya dalam pelaksanaannya
- Tata krama Pergaulan Bisnis sebagai dasar pelaksanaan protokol
- Etika dasar dan penerapannya
- Hal-hal yang tidak boleh dilakukan
- Teknik mengonsep dan menyusun acara (Acara Resmi, Semi Resmi, Acara Hiburan)
- Teknik mengelola kegiatan (Persiapan, pada saat acara dan setelah acara)
- Pengelolaan persiapan-persiapan fisik
- Rencana pengaturan tempat upacara, tempat duduk hadirin, susunan acara, sponsorship dan lain-lainnya
- Petugas pembantu dan Tata busana
- Keprotokolan yang berkaitan dengan MC
- Strategi menghadapi berbagai kendala Protokoleran
- Praktek menjadi Protokol acara resmi, semi resmi dan tidak resmi baik dihadiri pejabat asing, pejabat tinggi negara, Pimpinan Daerah, CEO atau mitra kerja.
TUJUAN & MANFAAT PELATIHAN
- Peserta pelatihan mampu mengetahui serta memahami etiket dan protokol sebuah kegiatan/acara
- Peserta pelatihan mampu memahami berbagai hal terkait keprotokoleran dan penjamuan tamu-tamu penting.
TARGET PESERTA PELATIHAN
- Manajer Humas atau PR
- Staff Humas atau PR
- Semua pihak yang membutuhkan pengetahuan seputar Protokoler & Executive Support
METODE PELATIHAN
- Penyampaian konsep
- Diskusi kelompok
- Latihan
- Studi kasus
JADWAL PELATIHAN PROTOKOLER & EXECUTIVE SUPPORT
- 2-3 Januari 2025
- 24-25 Februari 2025
- 10-11 Maret 2025
- 7-8 April 2025
- 19-20 Mei 2025
- 16-17 Juni 2025
- 28-29 Juli 2025
- 4-5 Agustus 2025
- 15-16 September 2025
- 29-30 Oktober 2025
- 3-4 November 2025
- 8-9 Desember 2025
BIAYA PELATIHAN
Pelatihan Protokoler & Executive Support Public
Biaya Public Training silahkan hubungi kami.
Durasi pelatihan : 2 hari.
Catatan :
- Harga diatas adalah harga untuk public training di Yogyakarta.
- Biaya pelatihan sudah termasuk ruang pelatihan di hotel beserta perlengkapan pelatihan, makan siang, coffee break 2x, modul materi, sertifikat, training kit dan souvenir.
- Biaya belum termasuk transportasi dan akomodasi (penginapan) peserta pelatihan.
- Biaya sudah termasuk biaya pajak.
- Untuk permintaan materi custom (yang disesuaikan dengan kebutuhan peserta) atau in house training dapat menghubungi kami di sini.
Pelatihan Protokoler & Executive Support Online
Biaya Online Training silahkan hubungi kami.
Durasi pelatihan : 2 hari.
Catatan:
- Harga diatas adalah harga untuk online training.
- Pelatihan online menggunakan media Zoom Meeting atau media lainnya sesuai kebutuhan.
- Biaya pelatihan sudah termasuk Softcopy materi pelatihan, rekaman video pelatihan & Sertifikat pelatihan.
- Biaya sudah termasuk biaya pajak.
- Untuk permintaan materi custom (yang disesuaikan dengan kebutuhan peserta) atau in house training dapat menghubungi kami di sini.
Skill Wajib untuk Profesional Protokoler & Executive Support di Era Digital
Di tengah perubahan dunia kerja yang makin dinamis, peran Protokoler & Executive Support semakin penting dan tak tergantikan. Teknologi digital, tuntutan profesionalisme yang tinggi, serta ekspektasi publik terhadap kualitas pelayanan eksekutif membuat posisi ini menjadi pilar strategis dalam perusahaan maupun institusi pemerintahan. Tidak lagi hanya sekadar mengatur jadwal atau menyusun acara, Protokoler & Executive Support kini dituntut untuk memiliki beragam keterampilan yang relevan dengan era digital.
Transformasi digital bukan hanya soal perangkat dan software. Ini soal bagaimana manusia beradaptasi dan tetap relevan di tengah disrupsi. Untuk itulah, para profesional Protokoler & Executive Support perlu terus mengasah kemampuan mereka agar mampu menjalankan tugas dengan efisien, elegan, dan sesuai dengan perkembangan zaman.
Tak heran, banyak organisasi kini menjadikan pelatihan dan pengembangan skill sebagai investasi jangka panjang. Apalagi, di balik layar setiap pemimpin sukses, hampir selalu ada seorang Protokoler & Executive Support yang handal.
Pemahaman Dasar tentang Protokoler & Executive Support
Definisi dan ruang lingkup kerja
Protokoler & Executive Support dikutip dari spencerclarkegroup.co.uk, merujuk pada peran yang mendukung fungsi pimpinan atau eksekutif dalam berbagai aspek profesional, mulai dari perencanaan acara, pengaturan agenda, koordinasi komunikasi, hingga representasi organisasi. Tugas-tugas ini dijalankan dengan pendekatan protokoler yang berlandaskan pada etika, aturan, dan tata krama formal.
Ruang lingkupnya sangat luas, tergantung pada struktur organisasi. Di lingkungan pemerintah, misalnya, seorang protokoler bisa mengatur upacara kenegaraan, sementara di perusahaan swasta bisa bertanggung jawab atas penyusunan acara peluncuran produk atau pertemuan strategis dengan mitra bisnis.
Perbedaan dengan peran sekretaris konvensional
Meskipun sering disamakan, peran Protokoler & Executive Support jauh lebih kompleks dibandingkan sekretaris konvensional. Sekretaris umumnya fokus pada administratif internal, seperti surat-menyurat atau penjadwalan. Sementara Protokoler & Executive Support juga mencakup representasi publik, pengelolaan acara penting, serta pelibatan dalam komunikasi strategis pimpinan.
Mereka juga berperan sebagai wajah organisasi dalam acara formal, sehingga dituntut memiliki pengetahuan luas tentang etika sosial, budaya organisasi, dan diplomasi.
Hubungan dengan unit kerja lain dan pimpinan
Protokoler & Executive Support adalah jembatan komunikasi antara pimpinan dan berbagai divisi. Mereka bukan hanya menyampaikan pesan, tetapi juga memastikan eksekusi strategi berjalan lancar sesuai rencana. Mereka harus bisa membangun hubungan baik dengan seluruh stakeholder internal maupun eksternal.
Tanpa peran mereka, pimpinan akan kesulitan menjangkau semua urusan operasional tanpa kehilangan fokus pada hal-hal strategis. Karenanya, kolaborasi lintas fungsi menjadi bagian penting dari tugas sehari-hari mereka.
Skill Komunikasi Efektif untuk Protokoler & Executive Support
Komunikasi verbal dan nonverbal yang profesional
Dalam dunia Protokoler & Executive Support, komunikasi adalah senjata utama. Tidak hanya kemampuan berbicara dengan jelas dan sopan, tetapi juga bagaimana menyampaikan pesan melalui gestur, ekspresi wajah, dan bahasa tubuh. Komunikasi nonverbal sering kali lebih kuat dari kata-kata.
Misalnya, saat menyambut tamu penting dalam acara resmi, gestur membungkuk sedikit, senyum ramah, dan kontak mata yang tepat bisa meninggalkan kesan mendalam. Sementara dalam komunikasi verbal, pemilihan kata yang tepat, nada suara, dan intonasi harus disesuaikan dengan audiens.
Korespondensi bisnis dan diplomasi korporat
Menulis email resmi, surat undangan, ataupun nota dinas harus dilakukan dengan bahasa yang profesional, jelas, dan tidak multitafsir. Protokoler & Executive Support harus menguasai tata bahasa bisnis serta memahami struktur penulisan yang efektif.
Selain itu, mereka juga sering berhadapan dengan situasi diplomatis, seperti menjembatani perbedaan kepentingan antar departemen atau menjalin komunikasi dengan mitra asing. Kecakapan diplomasi menjadi keahlian penting agar pesan yang disampaikan dapat diterima tanpa menimbulkan resistensi.
Teknik negosiasi dalam setting formal dan informal
Negosiasi adalah bagian dari keseharian Protokoler & Executive Support, baik dalam hal teknis acara, koordinasi jadwal, maupun penyusunan kesepakatan. Dalam konteks ini, mereka harus mampu mempertahankan kepentingan pimpinan atau institusi tanpa menciptakan konflik.
Negosiasi dalam forum formal menuntut pendekatan yang struktural dan argumentatif, sementara dalam forum informal dibutuhkan keluwesan, kecerdasan sosial, dan empati yang tinggi. Kombinasi keduanya akan membuat mereka menjadi negosiator ulung yang dihargai semua pihak.
Manajemen Acara Profesional bagi Protokoler & Executive Support
Perencanaan dan pelaksanaan event korporat
Menyusun dan mengeksekusi sebuah acara bukan tugas mudah. Profesional Protokoler & Executive Support harus mampu merancang alur acara yang efisien, elegan, dan sesuai dengan standar organisasi. Mereka harus mampu menyusun rundown, mengatur logistik, hingga memastikan seluruh stakeholder memahami perannya.
Setiap detail penting: dari pemilihan tempat, penataan kursi, hingga durasi sambutan. Ketelitian dan pengalaman sangat menentukan keberhasilan acara.
Koordinasi lintas departemen dan vendor
Dalam mengelola acara, koordinasi dengan berbagai pihak menjadi ujian kepiawaian seorang Protokoler & Executive Support. Mereka harus bisa bekerja sama dengan tim IT, keamanan, katering, hingga protokoler dari instansi lain.
Kemampuan menyampaikan instruksi dengan jelas dan membangun kepercayaan antar tim menjadi modal utama. Tanpa komunikasi yang solid, acara berisiko berjalan tidak sesuai rencana.
Penerapan protokol resmi dalam berbagai jenis acara
Acara formal membutuhkan protokol yang ketat. Mulai dari tata cara penyambutan tamu, penempatan kursi, hingga urutan pidato harus sesuai aturan dan budaya organisasi. Seorang profesional Protokoler & Executive Support harus memahami semua aturan ini, baik yang tertulis maupun tidak tertulis.
Ketepatan dalam menjalankan protokol menunjukkan kredibilitas organisasi. Sekali saja terjadi kesalahan kecil, bisa berdampak pada citra institusi secara keseluruhan.
Penguasaan Teknologi Digital untuk Protokoler & Executive Support
Tools digital penunjang kerja (calendar, task management, dll)
Kini, mengandalkan catatan manual sudah tidak cukup. Profesional Protokoler & Executive Support dituntut untuk mahir menggunakan aplikasi penjadwalan seperti Google Calendar, Microsoft Outlook, hingga tools manajemen tugas seperti Trello atau Asana.
Dengan tools ini, mereka bisa mengatur jadwal pimpinan secara efisien, mengingatkan agenda, serta melacak perkembangan berbagai tugas secara real time.
Etika penggunaan media sosial dan email
Di era digital, kesalahan komunikasi bisa menyebar dalam hitungan detik. Karena itu, Protokoler & Executive Support harus memahami etika penggunaan email dan media sosial. Mengirim email kepada pihak eksternal harus memperhatikan sapaan, bahasa, dan tujuan yang jelas.
Sementara dalam media sosial, mereka harus paham batasan antara akun pribadi dan akun organisasi. Posting yang ceroboh bisa berdampak negatif pada reputasi institusi.
Pengelolaan dokumen digital dan keamanan informasi
Dokumen penting kini disimpan dalam bentuk digital. Protokoler & Executive Support harus memahami cara menyimpan, memberi label, serta mengatur hak akses agar informasi sensitif tidak bocor.
Keamanan data juga menjadi prioritas. Mereka perlu mengenali potensi ancaman seperti phishing atau malware, serta memahami kebijakan privasi dan perlindungan data yang berlaku di institusi.
Etika, Tata Krama, dan Representasi Profesional
Standar perilaku dalam lingkungan kerja eksekutif
Profesional Protokoler & Executive Support bekerja sangat dekat dengan pimpinan, sehingga dituntut untuk memiliki integritas tinggi, loyalitas, dan kerahasiaan. Mereka harus bisa menjaga sikap dalam berbagai situasi, termasuk saat berada di bawah tekanan.
Kesalahan kecil dalam perilaku bisa menimbulkan kesan buruk dan menurunkan kredibilitas pimpinan. Karena itu, standar etika harus menjadi landasan utama.
Grooming, attitude, dan body language
Penampilan adalah bagian dari komunikasi. Cara berpakaian, berdiri, berjalan, hingga berjabat tangan semua memberi sinyal profesionalitas. Protokoler & Executive Support harus selalu tampil rapi, bersih, dan sesuai dengan konteks acara atau lingkungan kerja.
Sikap yang sopan dan positif juga menjadi nilai tambah. Mereka harus mampu menunjukkan empati, ketegasan, dan keramahan secara seimbang.
Menjadi perwakilan pimpinan yang berwibawa
Dalam banyak acara, Protokoler & Executive Support adalah representasi langsung dari pimpinan. Mereka menyampaikan sambutan, menjawab pertanyaan media, atau menyambut tamu penting. Dalam posisi ini, wibawa dan kepercayaan diri harus ditampilkan secara natural.
Untuk itu, latihan public speaking, penguasaan materi, dan pemahaman konteks acara sangat dibutuhkan agar mereka bisa menjalankan peran ini dengan maksimal.
Keterampilan Manajemen Waktu dan Multitasking
Menyusun agenda eksekutif secara efisien
Pimpinan sering memiliki jadwal yang sangat padat. Protokoler & Executive Support harus mampu menyusun agenda secara realistis, dengan memperhatikan prioritas, durasi, dan waktu istirahat.
Tools digital sangat membantu dalam hal ini. Namun, keterampilan analisis dan pengalaman tetap menjadi penentu agar tidak terjadi penumpukan aktivitas dalam satu hari.
Teknik prioritas dan pengambilan keputusan cepat
Ketika dua kegiatan penting berbenturan, Protokoler & Executive Support harus segera mengambil keputusan atau memberi saran terbaik kepada pimpinan. Mereka perlu mempertimbangkan urgensi, dampak strategis, dan fleksibilitas pihak lain.
Kemampuan ini hanya bisa diasah dengan jam terbang, kepekaan, dan pemahaman menyeluruh terhadap kultur organisasi.
Antisipasi perubahan mendadak dalam jadwal
Tidak semua rencana berjalan mulus. Terkadang, agenda berubah dalam hitungan menit. Dalam kondisi ini, Protokoler & Executive Support dituntut untuk cepat beradaptasi dan segera menghubungi semua pihak yang terlibat.
Selain itu, mereka juga harus memiliki opsi cadangan (plan B) agar perubahan tidak menimbulkan kekacauan atau kebingungan.
Adaptasi dan Pembelajaran Berkelanjutan bagi Protokoler & Executive Support
Pentingnya pelatihan berkelanjutan
Dunia kerja terus berkembang. Pelatihan rutin sangat penting agar Protokoler & Executive Support bisa meng-upgrade pengetahuan dan keterampilannya. Mulai dari pelatihan digital, etiket internasional, hingga manajemen risiko.
Institusi sebaiknya mendukung pengembangan ini sebagai investasi jangka panjang demi menjaga kualitas layanan eksekutif.
Cara mengembangkan soft skill dan hard skill
Soft skill seperti empati, komunikasi, dan fleksibilitas sangat penting untuk menghadapi situasi interpersonal. Sementara hard skill seperti penggunaan software perkantoran, bahasa asing, atau pengetahuan hukum dasar juga tak kalah penting.
Keduanya perlu dikembangkan secara seimbang agar profesional Protokoler & Executive Support bisa menjalankan perannya secara holistik.
Menyesuaikan diri dengan kebutuhan organisasi masa kini
Organisasi kini menuntut kecepatan, efisiensi, dan kemampuan adaptasi. Protokoler & Executive Support yang mampu membaca kebutuhan dan merespon dengan solusi kreatif akan menjadi aset berharga.
Menjadi pembelajar seumur hidup adalah kunci agar mereka bisa terus relevan, dipercaya, dan diperhitungkan dalam setiap keputusan penting di organisasi.